25.5.2020 | Veflausnir

Að leiða þróun þrátt fyrir óvissu

advania colors line
Ásta Þöll Gylfadóttir ráðgjafi hjá veflausnum Advania skrifar:

Mikið mæðir á stjórnendum og leiðtogum fyrirtækja og stofnanna á tímum óvissu, þar sem aðstæður eru síbreytilegar og tækniþróunin hröð. Þeir verða að átta sig á tækifærunum, geta stutt við nýsköpun og mótað sýn þrátt fyrir að ekki sé mögulegt að sjá endatakmarkið fyrir.

Nýsköpun og stafræn þróun er mörgum stjórnendum ofarlega í huga um þessar mundir enda hefur stafræn umbreyting verið mikið í umræðunni síðustu árin. Þetta endurspeglast einna helst í aukinni áherslu á mikilvægi nýsköpunar, eins og sést t.a.m. í nýsköpunarstefnu íslenska ríkisins. Bæði ríki og sveitarfélög hafa aukið fjármagn til stafrænnar þróunar til muna með því að setja á stofn sjóði og fjármögnunarmöguleika fyrir sprota og frumkvöðla.

Aðstæður í heiminum síðustu vikur hafa síður en svo dregið úr þörf þess að geta brugðist hratt við ótrúlega krefjandi aðstæðum. Tryggja þarf að teymi og deildir haldi dampi í stafrænni nýsköpun og grípi tækifærin. Eftir því sem samkeppnin eykst, tækni verður aðgengilegri og kröfur og venjur í samfélaginu breytast, verður sífellt mikilvægara að geta brugðist hratt við. Sannleikurinn er sá að hvort sem þú ert tilbúin að horfast í augu við það eða ekki, eru breytingarnar hafnar og munu verða slíkar að ef þú gerir ekkert, dregstu aftur úr. Það er hlutverk stjórnenda að stuðla að breytingum og skapa umgjörð sem styður við þessa þróun.

Borið hefur á þreytu gagnvart hugtökum eins og stafræn umbreyting. Sumir hafa jafnvel litið á það sem merkingarlaust slagorð en ekki raunverulega áskorun í samtímanum. Stafræn þróun hefur engu að síður haft gríðarleg áhrif á vöxt og þróun undanfarna áratugi. Hugtakið umbreyting, eða digital transformation, er að mörgu leyti óhentugt í þessari umræðu. Veruleikinn er ekki sá að fyrirtæki og stofnanir geti einfaldlega hafið línulegt „umbreytingarverkefni“ frá A til B og þegar því er lokið eru þau komin í höfn; uppfærð með eitt stykki nýsköpun og málið afgreitt. Þetta er og verður stöðug vegferð.

Að mörgu leyti snýst áskorunin um þá óvissutíma sem eru framundan. Hraði tækniþróunar og breytingar verða stöðugar og eru í eðli sínu ófyrirsjáanlegar. Lykilatriðið er að vera í stakk búin til að takast á við þessar öru breytingar – að grípa tækifærin. Að átta sig á breyttum þörfum samfélagsins og breyta þeim í tækifæri með nýsköpun. Það er ekki hægt að bíða bara og sjá til hver „rétta leiðin“ reynist vera, heldur er nauðsynlegt að byrja að undirbúa og taka fyrstu skrefin.

Breytt hugarfar í stjórnun
Hvorki fyrirtæki né opinberar stofnanir geta komið sér undan þessari þróun, allir finna sterklega fyrir þörfinni á nýsköpun sem þessar aðstæður kalla á. Það er þó fjarri því að það sé einfalt að taka þessi fyrstu skref og innleiða þær breytingar sem þarf til.

Stöðug nýsköpun er háð hugarfarsbreytingu sem þarf að eiga sér stað í öllum fyrirtækjum og stofnunum. Innleiða þarf verklag, menningu og aðferðir sem tryggja að réttir eiginleikar séu þróaðir – og að þeir skapi virði fyrir notendur. Með öðrum orðum verða fyrirtæki og stofnanir að tileinka sér að vera meira agile í hugarfari og vinnubrögðum.

Því fer þó fjarri að nóg sé að þróunarteymið vinni samkvæmt agile-aðferðafræði. Til að agile-hugarfar og aðferðir þrífist í raun og veru þurfa stjórnendur og leiðtogar á öllum sviðum að skilja hvað er fólgið í því og tileinka sér það sjálfir. Það er lykillinn að því að þeir geti fyllilega stutt við og ýtt undir breytingar í fyrirtækinu.

Allir í fyrirtækinu þurfa að temja sér þetta nýja hugarfar og nálgun, en það gerir aðrar og breyttar kröfur til starfsfólks um ábyrgð, samvinnu og traust. Það er hins vegar á ábyrgð stjórnenda að skapa það andrúmsloft og menningu sem styður við nýsköpun og tilraunir, andrúmsloft þar sem sköpunargleði þrífst.

Lokatakmarkið er nefnilega ekki skýr og skilmerkilegur punktur í tilverunni. Tilgangurinn er að tryggja hæfni til stöðugrar endurnýjunar og aðlögunar sem byggir á lærdómi og reglubundinni endurgjöf.

Það er mikill ávinningur fólginn í því í að vinna markvisst með stjórnendum og millistjórnendum í breytingaferlinu. Þeir þurfa að átta sig á þeim tækifærum sem felast í að innleiða aðferðir sem ýta undir nýsköpun og hvaða breytingar eru nauðsynlegar til að koma á skipulagi og framtíðarsýn með hana að leiðarljósi.

Hvernig stuðla ég að menningu fyrir nýsköpun?
Hraðar breytingar í umhverfi og tækni og breyttar kröfur viðskiptavina eru komnar til að vera. Óhjákvæmilega hefur það í för með sér tilkall til nýsköpunar og þverfaglegs samstarfs í fyrirtækjum og stofnunum. Flestir vinnustaðir standa því frammi fyrir töluverðu róti og stöðugum breytingum á komandi árum.

Agile er svo miklu meira en bara aðferðarfræði hugbúnaðarþróunarinnar; sýn og skipulag fyrirtækisins verður að styðja við hana til að hægt sé að ná árangri. Að þróa eitthvað hratt tryggir ekki að þú sért að þróa réttu eiginleikana fyrir þína notendur eða miðað við stefnu eða markmið fyrirtækisins.

Þverfagleg teymisvinna, samstarf við notendur og á milli deilda, gerir nýjar kröfur til starfsfólks. Allir leiðtogar í fyrirtækinu þurfa að átta sig á því og læra að virkja það til fullnustu. Þetta gæti krafist breytinga á skipulagi og ábyrgð, þar sem vöru- eða verkefnateymi vinna markvisst að þróun umfram hefðbundnari deildarskiptingu.

Mikilvægast er að stjórnendum takist að virkja sköpunarmátt þverfaglegra teyma á ólíkum stigum þróunar bæði innan fyrirtækisins og í samvinnu við notendur og sérfræðinga.

Hönnunarhugsun sem liður í hugarfarsbreytingu
Ein af árangursríkustu aðferðunum til að þróa hugarfar nýsköpunar er að okkar mati að blanda saman hönnunarhugsun og agile-aðferðum. Ef litið er til margra af stærstu fyrirtækja heims, þeirra sem eru fremst í flokki alþjóðlegra stórfyrirtækja, má glögglega sjá að þær aðferðir sem þau nota byggja á þessum grunni – þó útfærslurnar séu að vísu margvíslegar.

Margir eru farnir að nýta aðferðir þjónustuhönnunar til að skipuleggja þróun fyrirtækja og í mörgum löndum hafa opinberar stofnanir tekið þá leið upp. Önnur fyrirtæki hafa þróað sínar eigin útfærslur sem byggja á grunni hönnunarhugsunar. Þar mætti nefna tilraunir til að tengja hönnunarspretti við agile-þróunarspretti.

Kjarninn í öllum þessum aðferðum er að leggja mikla áherslu á virkt samtal við viðskiptavini þína og notendur og nýta kraft samsköpunar (e. co-creation) í þverfaglegri vinnu. Þannig ná ólíkir styrkleikar og hæfni að vinna markvisst saman að skilgreiningu og úrlausn vandamála.

Þróun og innleiðing nýrra lausna eru ekki lengur ákveðin með löngum fyrirvara og skilgreind af fáum sérfræðingum. Stafræn þróun og nýsköpun eru unnin í skorpum af hugmyndavinnu og greiningum sem fylgt er eftir með tæknilegri þróun og prófunum. Þar með er samstarf teyma við birgja orðið enn mikilvægara en áður.

Vert er að hafa í huga að:

  • Með breyttu skipulagi og strúktúr á vinnu þverfaglegra teyma er hægt að flýta fyrir og hraða stafrænni þróun.
  • Stefnu á ekki að vinna einu sinni á marga ára fresti, heldur þarf að leggja línur að framtíðarsýn og laga svo stefnuna og markmiðin reglulega að breyttum aðstæðum.
  • Byggja þarf stefnuna út frá því að skoða hvaða tækifæri og möguleikar felast í stafrænni tækni og breyta því í aðgerðaráætlun.
  • Varast þarf að festast í að vinna með afmörkuð verkefni með niðurnjörvað upphaf og endi, heldur innleiða aðferðir til að tryggja stöðugar umbætur og nýsköpun.
  • Markviss vinna með teymi og menningu er lykillinn að umbreytingu.


Með því að nýta hönnunarspretti og aðrar vinnustofur í upphafi verkefna – þegar þau eru á krossgötum eða þegar nauðsynlegt er að hrista saman teymi – má tryggja að allir hafi sömu sýn og skilning á virði lausnar fyrir notendur. Þessar aðferðir nýtast ekki bara frábærlega við nýsköpunina sjálfa heldur þjálfa þær á sama tíma starfsfólkið í að nálgast áskoranir og tækifæri á nýjan máta og setja sig í spor viðskiptavina. Þær eiga því ríkan þátt í að stuðla að breyttu hugarfari starfsfólks.

Hvort sem markmiðið er að byggja upp öflugar innri deildir, sem geta orðið sjálfbærari í að vinna undirbúningsvinnu fyrir stafræna þróun, eða að gera starfsfólk betur í stakk búið til að leiða og vinna markvisst með þróunarteymum frá birgjum, eru þessar aðferðir lykill að breyttri nálgun.

Nýsköpun og nýsköpunarhugsun eru grundvöllur framþróunar. Fyrirtæki, stofnanir og samfélagið verða að vera tilbúin til að takast á við framtíðina og þær breytingar sem eru í vændum. Gildir þá einu hvort þessar breytingar eigi sér stað í nýrri tækni eða breyttum aðstæðum, þörfum og kröfum viðskiptavina okkar og markaðarins.

Fyrirtæki munu ekki geta keppt á markaði ef þau halda ekki í við þróunina og opinberar stofnanir munu ekki geta veitt þá þjónustu sem samfélagið mun gera kröfu um án þess að þróast. Það er í raun ekki val að taka ekki þátt. Hvernig ætlar þú að styðja þitt starfsfólk í nýsköpun og agile-hugarfari og leggja af stað í stafræna þróun þrátt fyrir óvissu?

TIL BAKA Í EFNISVEITU