Betri leið til samvinnu og samstarfs

Blogg
09.09.2015 10:59

 Hópar, eða ´Groups´ er nýjung í Office 365 sem Microsoft hefur nýlega innleitt. 


Segja má að Groups í Office 365 komi í staðinn fyrir útsendingalista. Frekar en senda mörgum viðtakendum póst í einu í gegnum slíka lista er núna hægt að stofna hóp í Office 365 þar sem öll gögn vegna verkefna sem hópurinn vinnur að eru aðgengileg. Þetta þýðir til dæmis að nýir meðlimir í verkefnahóp sjá öll samskipti vegna verkefnisins frá byrjun. 

Hópavirknin í Office 365 hefur nokkra notkunarmöguleika sem auðveldar miðlun upplýsinga, samskipti og samvinnu. Upplýsingar eru aðgengilegar á vefnum í gegnum Outlook vefviðmótið (Outlook Web Apps) eða í Outlook 2016 póstforritinu. Það eru 4 megin einingar í Office 365 Groups:

  • Conversations - spjallþræðir
  • Calendar - dagbók
  • Notebook – glósubók 
  • Files - skráargeymsla


 Að stofna nýjan hóp

Samræður á milli hópsins og utanaðkomandi aðila 

Stofnandi hópsins verður sjálfkrafa stjórnandi – Admin – í honum og hún eða hann getur bætt inn nýjum meðlimum. Þessir aðilar þurfa að vera starfsmenn fyrirtækisins þó þeir geti átt samskipti við aðila utan hópsins eða fyrirtækisins í gegnum Groups. 

 

Heimasíða hóps í Office 365

Meðlimir í hópnum geta notað spjallið til að eiga í samskiptum, líkt og gerist í Team Site Newsfeed í SharePoint eða í Yammer. Þessi virkni styðst við Exchange póstþjóninn og virkar líkt og tölvupóstur. Hver spjallþráður er sýnilegur öllum meðlimum hópsins og geta þeir svarað skilaboðunum að vild. Hópurinn er með netfang og birtast tölvupóstar sem sendir á netfangið eins og nýtt innlegg í spjallinu. Stilla má hópa þannig að þeir geta verið vettvangur samskipta við aðila utan hópsins eða fyrirtækisins án þess að gefa þeim nokkur réttindi eða aðgang. 

Dagatal

Dagatalið í Team Site í SharePoint (Sites í Office 365) er ekki tengt við Exchange póstþjóninn og það hefur því ákveðnar takmarkanir. Dagatalið í Groups byggir hinsvegar á Exchange dagatalinu sem þýðir að notendur fá alla virkni þaðan. Til dæmis er hægt að sjá alla hópa sem notandinn tilheyrir í dagatalinu þegar það er skoðað í vefviðmóti Outlook póstforritsins.

 

Ekkert mál er að bæta við fundarherbergjum fyrir fundi eða halda fjarfundi með hópnum í Skype for Business. Þetta auðveldar hópavinnu og það skemmir ekki fyrir að eldri fundir eru sýnilegir fyrir nýja meðlimi í hópnum. 

OneNote glósubókin
Hið öfluga forrit OneNote er algjör snilld fyrir utanumhald verkefna og minnispunkta. Það virkar fyrir hópa í Office 365 og allir hópameðlimir geta nýtt það. OneNote glósubók fyrir hópinn er sett upp þegar hann er búinn til og er þannig strax tilbúin til notkunar.


 
OneNote er afburðagott verkfæri fyrir minnislista og utanumhald verkefna.

Skrár

Allir verkefnahópar þurfa að vinna með skrár og við sjáum að það er það algengasta sem fólk gerir í SharePoint. Í Office 365 hóp er unnið með skrár og þær birtar á líkan hátt og gert er í OneDrive for Business. Notandi deilir skrám með öðrum meðlimum hópsins (vistar skjölin inn á skjalasvæðið) og geta þeir þá unnið saman í þeim á einfaldan hátt. 
 
Hafðu í huga að í hvert skipti þegar hópur er stofnaður stofnast hann í SharePoint bak við tjöldin og hann telur í þeim gagnakvóta sem viðkomandi fyrirtæki er með. Dæmi um þetta er í myndinni hér að ofan. Þar get ég komist í skjöl sem ég hef unnið í nýlega eða ég fylgist með. Einnig get ég séð skrár sem eru í hópum fyrir Office 365. Það er samt mikilvægt að hafa í huga að skjölin eru í raun ekki vistuð í OneDrive for Business.

Að stofna Office 365 hóp

Til að stofna nýjan hóp í vefviðmóti Office 365 þá er farið í Groups flipann og smelt á hann til að kalla fram valmöguleikann “Create Group”

Hópur stofnaður í Office 365.

Hafið í huga að allir notendur í Office 365 geta stofnað hópa.


Til baka